Poradnik prawny

Wezwanie do zapłaty za roboty dodatkowe – jak je napisać? (Darmowy Wzór)

Klient nie chce zapłacić za dodatkowe gładzie, przekucia czy poprawki po innej ekipie? Zanim pójdziesz do sądu, musisz wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty. To krótkie pismo bardzo często kończy sprawę — a jeśli nie, staje się kluczowym dowodem w postępowaniu. Poniżej znajdziesz gotowy wzór do skopiowania i instrukcję krok po kroku.

Czym są roboty dodatkowe i dlaczego to zapalnik konfliktu

Roboty dodatkowe to prace, których nie było w pierwotnej wycenie ani umowie, a które okazały się konieczne lub zostały zamówione w trakcie budowy. Klasyka: skute tynki odsłaniają zmurszałą ścianę, inwestor prosi o dodatkowe gniazdka, dochodzi wyrównanie podłogi pod płytkę wielkoformatową. Problem w tym, że ustalenia zapadają ustnie, „przy kawie”, a przy rozliczeniu inwestor twierdzi, że „to się mieściło w cenie”.

To Ty, jako wykonawca, musisz udowodnić, że zakres został rozszerzony i że klient zgodził się na wyższą kwotę. Dlatego wezwanie do zapłaty bez dowodu akceptacji jest znacznie słabsze niż wezwanie, do którego dołączasz podpisany aneks.

Co musi zawierać skuteczne wezwanie do zapłaty

  • Datę i miejscowość sporządzenia pisma oraz pełne dane wykonawcy (nazwa, adres, NIP).
  • Dokładne dane inwestora — imię, nazwisko lub firmę oraz adres do doręczeń.
  • Kwotę roszczenia (brutto) zapisaną cyfrą i słownie.
  • Podstawę faktyczną: wykaz robót dodatkowych z cenami jednostkowymi i adresem inwestycji.
  • Wskazanie dowodu akceptacji: aneks, SMS, e-mail, protokół konieczności, zdjęcia.
  • Termin zapłaty (standardowo 7 dni) i numer rachunku bankowego.
  • Ostrzeżenie o skierowaniu sprawy do sądu oraz o odsetkach i kosztach procesu.
  • Własnoręczny podpis wykonawcy i listę załączników.

Darmowy wzór wezwania do zapłaty (do skopiowania)

Skopiuj poniższy tekst, uzupełnij pola oznaczone kropkami i wydrukuj lub zapisz jako PDF. Wysyłkę wykonaj listem poleconym za potwierdzeniem odbioru — data doręczenia liczy termin zapłaty.

............................................          ............................, dnia ....................
(nazwa firmy wykonawczej, adres, NIP)                          (miejscowość i data)

                                              ............................................
                                              (imię i nazwisko / nazwa Inwestora, adres)

                        PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY

Działając w imieniu własnym, w związku z wykonaniem na Państwa rzecz robót
budowlanych/remontowych w lokalu położonym przy ul. ......................................,
wzywam do zapłaty kwoty:

        ................ zł brutto (słownie: .................................................)

tytułem wynagrodzenia za roboty dodatkowe, nieobjęte pierwotnym zakresem
wyceny/umowy z dnia ...................., a wykonane na Państwa zlecenie, tj.:

    1. ............................................................ – ............ zł
    2. ............................................................ – ............ zł
    3. ............................................................ – ............ zł

Zakres oraz akceptacja powyższych prac zostały potwierdzone: (wskazać dowód)
akceptacją aneksu do wyceny z dnia ................ / wiadomością SMS z dnia ................ /
wiadomością e-mail z dnia ................ / protokołem konieczności z dnia .................

Zapłaty należy dokonać w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego wezwania
na rachunek bankowy:

        .......................................................................

Brak zapłaty w wyznaczonym terminie spowoduje skierowanie sprawy na drogę
postępowania sądowego bez dalszych wezwań, wraz z żądaniem zapłaty odsetek
ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensaty
za koszty odzyskiwania należności, a także kosztów procesu i zastępstwa
procesowego.

                                              ............................................
                                                 (podpis Wykonawcy)

Załączniki:
1. Kopia wyceny / aneksu zaakceptowanego przez Inwestora.
2. Dokumentacja fotograficzna robót dodatkowych.
3. Faktura VAT nr ................ z dnia .................

Wzór ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach o wysokie kwoty skonsultuj treść z radcą prawnym.

Co dalej, gdy inwestor nadal nie płaci

  • Po upływie terminu przygotuj pozew o zapłatę — najprościej w elektronicznym postępowaniu upominawczym (e-sąd).
  • Skompletuj dowody: wycenę, aneks, korespondencję SMS/e-mail, zdjęcia, fakturę i potwierdzenie nadania wezwania.
  • Przy transakcjach między firmami możesz doliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.
  • Rozważ mediację lub ugodę — często szybciej odzyskasz pieniądze niż w pełnym procesie.